Identificación del responsable del Tratamiento

Responsable: TMSOFT S.A.S.

NIT: 900.293.377-2

Domicilio principal: Bogotá D.C., Colombia

Correo de contacto para datos personales: [email protected]
Canales de atención:

Formulario de contacto en nebula123.com |

Teléfono: +57 333 600 3000 |

Correo: [email protected]

Esta Política aplica al sitio web nebula123.com, sus subdominios y a los servicios digitales asociados (las "Plataformas"). Nebula es un servicio prestado por TMSOFT S.A.S.

La presente Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales se incorpora por referencia a los Términos y Condiciones de Nebula y hace parte integral del contrato celebrado con nuestros Clientes.

Alcance y base legal

Esta Política aplica al tratamiento de datos personales recolectados por Nebula a través del sitio nebula123.com, sus aplicaciones, API y canales de atención. Cuando actuamos como encargados por cuenta de nuestros Clientes, el tratamiento se rige por las instrucciones del Cliente y el DPA.

Doble rol en el tratamiento: TMSOFT S.A.S. actúa como Responsable

del tratamiento respecto de los datos personales recolectados a través de nebula123.com y sus subdominios para la gestión del sitio, atención de consultas y relación comercial.Cuando prestamos servicios de mensajería, llamadas telefónicas, correo electrónico, WhatsApp Business u otras funcionalidades de Nebula por cuenta de nuestros Clientes, tratamos datos personales en calidad de Encargado. En ese escenario, el Cliente es el Responsable del tratamiento y nosotros seguimos sus instrucciones lícitas y documentadas, conforme a esta Política y los Términos y Condiciones.Como Encargado, limitamos el tratamiento a las finalidades encomendadas; aplicamos medidas de seguridad apropiadas; podemos vincular Subencargados bajo obligaciones equivalentes; realizamos las transmisiones y, cuando aplique, transferencias internacionales necesarias para prestar el servicio; y, a la terminación de la relación, procederemos a devolver o suprimir los datos tratados por cuenta del Cliente, conservando únicamente la mínima información requerida para fines probatorios, de auditoría y cumplimiento legal.

Incorporación contractual y prevalencia en materia de datos personales

Esta Política hace parte integral de los Términos y Condiciones de Uso de Nebula y de los contratos, órdenes de servicio, propuestas comerciales, anexos o acuerdos celebrados con los Clientes, cuando así corresponda.

En caso de contradicción entre esta Política y los Términos y Condiciones exclusivamente en asuntos relacionados con el tratamiento de datos personales, prevalecerá esta Política. Si existe un Anexo de Encargo de Tratamiento de Datos Personales o DPA suscrito con el Cliente, dicho documento prevalecerá sobre esta Política y sobre los Términos y Condiciones en lo relativo al tratamiento de datos personales realizado por cuenta del Cliente.

Definiciones clave

  • Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

  • Dato sensible: Información que afecta la intimidad o cuyo uso indebido puede generar discriminación (p. ej., salud, orientación sexual, datos biométricos).

  • Titular: Persona natural a la que se refieren los datos.

  • Tratamiento: Cualquier operación sobre datos personales (recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión).

  • Responsable del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros decide sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos personales.

  • Encargado del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que realiza el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

Principios para el Tratamiento

Tratamos los datos conforme a los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad. Las bases jurídicas incluyen: (a) consentimiento; (b) necesidad contractual; (c) cumplimiento de obligaciones legales; y (d) interés legítimo cuando proceda y sea compatible con los derechos del titular.

Datos que recolectamos

Dependiendo de tu relación con nebula123.com, podemos tratar:

  • Identificación y contacto: nombre, tipo y número de documento, correo, teléfono, dirección.

  • Datos transaccionales y de servicio: contenido de solicitudes, historial de uso, preferencias, tickets de soporte.

  • Datos de navegación: direcciones IP, identificadores de dispositivo, páginas visitadas, cookies y tecnologías similares.

  • Facturación y pagos: datos necesarios para procesar cobros a través de terceros, pasarelas de pago. (no almacenamos datos completos de tarjetas).

  • Atención al cliente: grabaciones o registros de interacciones cuando aplique.

  • Proveedores y aliados: datos de representantes y contactos.

No solicitamos datos sensibles ni de menores de edad de manera general.

Podemos tratar, entre otros, datos de identificación y contacto; datos de uso de la Plataforma; datos transaccionales; y metadatos técnicos. Finalidades: (a) prestación, mantenimiento y mejora del servicio; (b) soporte y comunicaciones transaccionales; (c) facturación y cobranza; (d) seguridad, prevención de fraude e incidentes; (e) analítica y desarrollo de productos; (f) comunicaciones comerciales cuando exista base jurídica válida y mecanismos de opt‑out; y (g) cumplimiento de obligaciones legales y regulatorias.

Registro Nacional de Bases de Datos

Cuando TMSOFT S.A.S. se encuentre legalmente obligada, registrará y mantendrá actualizada la información de sus bases de datos personales ante el Registro Nacional de Bases de Datos ---RNBD--- administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio, conforme a la normativa aplicable y a las instrucciones impartidas por dicha autoridad.

Esta obligación aplicará respecto de las bases de datos sobre las cuales TMSOFT S.A.S. actúe como Responsable del Tratamiento. Cuando TMSOFT S.A.S. actúe como Encargado del Tratamiento por cuenta de sus Clientes, corresponderá al Cliente cumplir las obligaciones propias del Responsable, incluyendo aquellas relacionadas con el RNBD cuando resulten aplicables.

Finalidades del Tratamiento

Tratamos tus datos para:

  1. Prestación del servicio: crear y administrar cuentas, proveer funcionalidades de las Plataformas, atender solicitudes y reclamos.

  2. Soporte y mejora: diagnóstico de incidentes, analítica de uso, pruebas de rendimiento y seguridad.

  3. Funcionalidades de inteligencia artificial: Cuando el Cliente active funcionalidades de inteligencia artificial dentro de Nebula, TMSOFT S.A.S. podrá tratar datos, audios, textos, mensajes, transcripciones, metadatos, grabaciones, documentos, bases de conocimiento, instrucciones, prompts y demás información necesaria para prestar dichas funcionalidades.

Este tratamiento podrá tener como finalidad transcribir llamadas, resumir conversaciones, generar sugerencias de respuesta, traducir mensajes, analizar sentimiento, clasificar intenciones, consultar bases de conocimiento, automatizar flujos, operar agentes virtuales de voz o chat, mejorar la experiencia del usuario y prestar soporte técnico asociado al servicio.

Cuando este tratamiento se realice por cuenta del Cliente, TMSOFT S.A.S. actuará como Encargado del Tratamiento y el Cliente como Responsable, conforme a esta Política de Privacidad, el DPA y las instrucciones lícitas documentadas del Cliente.

Salvo autorización expresa o pacto contractual diferente, TMSOFT S.A.S. no utilizará el contenido del Cliente para entrenar modelos propios de inteligencia artificial de uso general. No obstante, podrá procesar dicha información en la medida necesaria para prestar, asegurar, monitorear, depurar, auditar, mejorar técnicamente o dar soporte al servicio contratado.

Las funcionalidades de inteligencia artificial de Nebula tienen carácter asistencial, técnico, predictivo o de apoyo operativo. Salvo autorización legal suficiente, configuración expresa del Cliente y cumplimiento de los requisitos aplicables, TMSOFT S.A.S. no utilizará estas funcionalidades para adoptar decisiones automatizadas que produzcan efectos jurídicos o significativos sobre los Titulares sin intervención humana adecuada.

El Cliente será responsable de informar a sus usuarios finales cuando sus datos, comunicaciones, audios, mensajes, transcripciones o interacciones sean tratados mediante funcionalidades de inteligencia artificial, y de obtener las autorizaciones que resulten necesarias conforme a la normativa aplicable.

  1. Relación comercial y contractual: gestión de pedidos, facturación, cobros, pagos y cumplimiento de obligaciones legales.

  2. Comunicaciones: envío de notificaciones del servicio. Envíos comerciales o publicitarios se realizarán únicamente con tu autorización y siempre podrás optar por no recibir (opt‑out).

  3. Prevención del fraude y seguridad: autenticación, monitoreo, gestión de riesgos y cumplimiento normativo.

  4. Mejora de experiencia y personalización: recordar preferencias y contenidos relevantes mediante cookies y tecnologías similares, cuando lo autorices.

  5. Gestión de proveedores: selección, evaluación y administración de contratos y pagos.

  6. Cumplimiento de mandatos de autoridad y atención de requerimientos judiciales o administrativos.

Autorización del Titular

Solicitamos autorización previa, expresa e informada por medios verificables (p. ej., casillas de verificación, formularios web, cláusulas contractuales, medios electrónicos con registro de fecha y hora) y conservamos prueba de la autorización. No se requiere autorización en los casos previstos por la ley (datos públicos, urgencia médica/sanitaria, requerimientos de autoridad, fines históricos/estadísticos/científicos), respetando los principios aplicables.

Derechos de los Titulares

Los titulares pueden conocer, actualizar y rectificar sus datos; ser informados sobre el uso; presentar consultas y reclamos; revocar la autorización y/o solicitar la supresión en los casos autorizados por la ley; y acceder a sus datos de forma gratuita al menos una vez al mes y cada vez que existan modificaciones sustanciales.

Procedimientos de consultas y reclamos

  • Consultas: se responderán dentro de diez (10) días hábiles prorrogables por cinco (5) días hábiles adicionales en casos justificados.

  • Reclamos: se resolverán dentro de quince (15) días hábiles, prorrogables por ocho (8) días hábiles adicionales cuando sea necesario.

Canal: formulario de contacto indicado en el sitio. Todas las solicitudes deben incluir identificación del titular o su representante, descripción de los hechos y documentos de soporte.

Encargados, subencargados y transferencias internacionales

Podemos compartir datos con encargados y subencargados que actúen siguiendo nuestras instrucciones y bajo acuerdos de confidencialidad y seguridad equivalentes. Cuando exista transferencia internacional, aplicaremos garantías apropiadas (p. ej., cláusulas contractuales, reglas corporativas vinculantes u otros mecanismos admitidos). Mantendremos una lista maestra de subencargados disponible y notificaremos cambios relevantes con antelación razonable.

Para la prestación de funcionalidades de inteligencia artificial, TMSOFT S.A.S. podrá vincular proveedores tecnológicos, modelos de IA, servicios cloud, motores de transcripción, procesamiento de lenguaje natural, analítica, almacenamiento o infraestructura especializada, quienes actuarán como subencargados o proveedores tecnológicos bajo obligaciones de confidencialidad, seguridad y tratamiento de datos razonablemente equivalentes.

TMSOFT S.A.S. podrá actualizar su lista de subencargados, proveedores tecnológicos, proveedores cloud, carriers, integradores, plataformas de mensajería, proveedores de inteligencia artificial, motores de transcripción, almacenamiento, analítica o infraestructura, cuando ello sea necesario para la prestación, seguridad, continuidad o mejora de los servicios.

Cuando el tratamiento se realice por cuenta de un Cliente, TMSOFT S.A.S. notificará los cambios relevantes en los subencargados conforme al DPA, los Términos y Condiciones o los mecanismos de comunicación definidos para el servicio.

Cookies y tecnologías similares

Usamos cookies y tecnologías similares para operar la Plataforma, entender su uso y, cuando proceda, ofrecer publicidad. Mostraremos un banner con opciones "Aceptar todo / Rechazar no esenciales / Configurar" en igualdad de jerarquía y un centro de preferencias para gestionar el consentimiento por categorías (funcionales, analítica, marketing). Puedes consultar detalles en la Política de Cookies, incluyendo listado de terceros, finalidades y vigencias.

La información detallada sobre tipos de cookies, terceros, finalidades, duración, mecanismos de configuración y retiro del consentimiento estará disponible en la Política de Cookies publicada en el sitio web oficial de Nebula.

El Usuario podrá modificar sus preferencias en cualquier momento mediante el centro de preferencias de cookies disponible en la Plataforma, cuando este se encuentre habilitado.

Seguridad de la información e incidentes

Implementamos medidas técnicas, organizativas y administrativas razonables para proteger los datos contra acceso, uso o divulgación no autorizados, pérdida, alteración o destrucción. Realizamos pruebas y mejoras continuas proporcionalmente al riesgo y naturaleza de los datos.

Gestión de incidentes y notificación a la autoridad

Ante un incidente de seguridad que comprometa datos personales, activaremos nuestro plan de respuesta, registraremos y documentaremos el evento, y notificaremos a la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) y, cuando sea exigido, a los Titulares, dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la detección del incidente, realizando las actualizaciones posteriores que correspondan. Incluiremos la naturaleza del incidente, datos comprometidos, medidas adoptadas y recomendaciones.

Conservación y supresión de datos

Conservamos los datos por el tiempo necesario para cumplir finalidades informadas, obligaciones contractuales, contables, tributarias y legales, o mientras exista relación con el Titular. Cuando no sean necesarios y no exista deber legal de conservación, procederemos a su supresión o anonimización segura.

Cambios a esta Política

Podemos actualizar esta Política para reflejar cambios normativos o de nuestros procesos. Publicaremos la versión vigente en nebula123.com con la fecha de última actualización y, cuando los cambios sean materiales, te informaremos por los canales de contacto registrados.

Datos de niños, niñas y adolescentes

Nebula es una plataforma dirigida a clientes empresariales y no está destinada al uso directo por niños, niñas o adolescentes. TMSOFT S.A.S. no recolecta deliberadamente datos personales de menores de edad a través de sus Plataformas.

Cuando, por la naturaleza de los servicios contratados por un Cliente, se llegaren a tratar datos personales de niños, niñas o adolescentes por cuenta de dicho Cliente, este será el Responsable del Tratamiento y deberá garantizar que cuenta con la autorización legal suficiente, que el tratamiento responde al interés superior del menor y que respeta sus derechos prevalentes.

TMSOFT S.A.S., en calidad de Encargado, tratará dichos datos únicamente conforme a las instrucciones lícitas y documentadas del Cliente, al DPA aplicable y a la normativa vigente.

Aceptación y autorización

Al suministrar datos personales a TMSOFT S.A.S., registrarse, contratar, utilizar las Plataformas o interactuar con nuestros canales de atención, el Titular declara haber sido informado sobre esta Política y, cuando corresponda, autoriza el tratamiento de sus datos personales conforme a las finalidades aquí descritas.

Cuando TMSOFT S.A.S. actúe como Encargado del Tratamiento por cuenta de un Cliente, corresponderá al Cliente obtener, conservar y demostrar las autorizaciones, avisos de privacidad, bases legales o mecanismos de legitimación necesarios frente a sus usuarios finales.

Aviso de Privacidad (resumen): El responsable TMSOFT S.A.S. (NIT 900.293.377-2) tratará tus datos para prestar y mejorar los servicios de nebula123.com, gestionar la relación comercial y cumplir obligaciones legales. Tienes derecho a conocer, actualizar, rectificar y suprimir tus datos, y a revocar la autorización. Para ejercer tus derechos, puedes contactarnos a través del correo [email protected], [email protected], el formulario disponible en nebula123.com o los canales de atención informados por TMSOFT S.A.S. Para más información, consulta la Política completa.

Última actualización: 15 de mayo de 2026

Versión: 2026-1